ข้อควรระวังในการทำเอกสารใบวางบิล เพื่อไม่ให้มีปัญหาตอนทำบัญชีสิ้นเดือน

ใบวางบิล ดูเหมือนเป็นเพียงเอกสารพื้นฐาน ที่ต้องทำการรวบรวมในทุกสิ้นเดือน โดยเอกสารใบวางบิลนั้นเป็นใบวางบิลสรุปยอดหนี้ทั่วไปเพื่อเก็บเงินลูกค้า แต่ในมุมมองของการบริหารจัดการและระบบบัญชีแล้วใบวางบิลคือจุดสำคัญระหว่าง แผนกการขาย แผนกบัญชี และลูกค้า หากมีการเริ่มต้นทำเอกสารใบวางบิลผิดพลาด อาจส่งกระทบให้การออกใบเสร็จ ใบกำกับภาษี และการบันทึกบัญชีสิ้นเดือนผิดพลาดไปด้วย วันนี้ Build Me Up จะพาดูข้อควรระวังต่างๆ ที่ผู้ประกอบการ SME และพนักงานบัญชีมักทำพลาด 

ทำไมเอกสารวางบิลถึงส่งผลกระทบต่อการทำบัญชี 

เมื่อมีการตกลงซื้อขายสินค้าหรือบริการ และมีการส่งมอบเรียบร้อยแล้ว กิจการจะต้องทำการส่งเอกสารไปเรียกเก็บเงิน ซึ่งกระบวนการนี้จะเกี่ยวข้องกับ ระบบบัญชีลูกหนี้ หากเอกสารที่ส่งไปมีความผิดพลาด ลูกค้าอาจปฏิเสธการชำระเงิน ทำให้ธุรกิจไม่ได้รับเงินตามรอบที่กำหนด เมื่อถึงสิ้นเดือน พนักงานบัญชีจะพบว่ามียอดลูกหนี้คงค้างในระบบที่ไม่สามารถเก็บเงินได้ ทำให้กระแสเงินสดของกิจการไม่ตรงตามเป้าหมาย และยังต้องเสียเวลาในการยกเลิกเอกสารเดิม ทำเอกสารใหม่ และส่งกลับไปให้ลูกค้าพิจารณาอีกครั้ง ซึ่งบางครั้งอาจทำให้รอบการรับเงินเลื่อนออกไปถึง 30-60 วัน

 6 ข้อควรระวังในการทำเอกสารวางบิลที่ต้องเช็คให้ชัวร์

เพื่อป้องกันปัญหา นี่คือ 6 ข้อที่ควรระวังและตรวจสอบทุกครั้งก่อนส่งเอกสารให้ลูกค้า

 1.ข้อมูลบริษัทและเลขประจำตัวผู้เสียภาษีไม่ถูกต้อง 

ถึงแม้ว่าเอกสารใบวางบิลฉบับนี้จะไม่ใช่เอกสารทางภาษีที่ต้องนำส่งกรมสรรพากร แต่ข้อมูลบนเอกสารจะเป็นฐานข้อมูลเริ่มต้นสำหรับการออกใบเสร็จรับเงินและใบกำกับภาษี  หากชื่อบริษัท สะกดผิด ตกคำว่าจำกัด/มหาชน ที่อยู่ หรือเลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลักของลูกค้าผิดพลาด จะทำให้เอกสารทางภาษีในภายหลังผิดไปด้วย ซึ่งการแก้ไขใบกำกับภาษีนั้นมีขั้นตอนที่ยุ่งยาก

2. ยอดเงินสุทธิไม่ตรงกับใบแจ้งหนี้หรือใบส่งของ

การรวบรวมใบแจ้งหนี้ (Invoice) หลายๆ ใบมาสรุปในหน้าเดียว อาจจะทำให้เกิดความผิดพลาดในการบวกเลข หรือคำนวณส่วนลดผิดพลาด รวมถึงการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT 7%) ผิดพลาดเพียงเศษสตางค์ ฝ่ายบัญชีของลูกค้าก็สามารถตีกลับเอกสารได้ทันที สิ่งนี้ทำให้พนักงานบัญชีต้องมานั่งไล่เช็คทีละรายการตอนสิ้นเดือนว่ายอดที่ผิดพลาดไปนั้นเกิดจากเอกสารฉบับไหน

 3. ใช้แบบฟอร์มที่ไม่ได้มาตรฐาน ขาดข้อมูลสำคัญ SME

หลายบริษัทยังคงใช้ Microsoft Word หรือ Excel ในการทำเอกสารเอง ซึ่งอาจส่งผลให้ข้อมูลสำคัญตกหล่น เช่น ไม่มีช่องระบุวันที่ครบกำหนดชำระ ไม่มีช่องให้ลูกค้าเซ็นรับเอกสาร หรือไม่มีเลขที่เอกสารอ้างอิง การใช้แบบฟอร์มที่ไม่ได้มาตรฐานทำให้ความน่าเชื่อถือลดลง 

4. ลืมแนบเอกสารประกอบการพิจารณา

การส่งเอกสารไปเก็บเงิน ไม่ได้ส่งแค่หน้าสรุปเพียงอย่างเดียว องค์กรส่วนใหญ่โดยเฉพาะบริษัทขนาดใหญ่ (B2B) จะกำหนดเงื่อนไขว่าต้องแนบเอกสารสำคัญให้ครบถ้วน เช่น สำเนาใบแจ้งหนี้ สำเนาใบส่งของที่มีลายเซ็นผู้รับสินค้าเรียบร้อยแล้ว หรือสำเนาใบสั่งซื้อ 

 5. ไม่มีการติดตามสถานะหลังการส่งเอกสารไปแล้ว

หลายบริษัทส่งเอกสารทางไปรษณีย์หรือแมสเซนเจอร์แล้วจะไม่ค่อยมีการโทรสอบถามเพิ่มเติมในส่วนของการได้รับเอกสารหรือไม่ หรือเอกสารถูกเซ็นรับโดยคนอื่นแล้วทำสูญหายไป ทำให้ลูกค้าไม่ได้รับเอกสารนั้น อาจจะส่งผลให้ไม่ได้รับเงินในรอบเดือนนั้น

 6. ปัญหาการบันทึกข้อมูลซ้ำซ้อนในระบบบัญชี

สำหรับบริษัทที่ยังทำเอกสารโดยการพิมพ์เอกสารใน Excel ส่งให้ลูกค้า แล้วปริ้นกระดาษมาส่งให้ฝ่ายบัญชี ฝ่ายบัญชีก็ต้องนำตัวเลขนั้นมาคีย์ลงในโปรแกรมบัญชีอีกรอบ การทำงานที่ซ้ำซ้อนแบบนี้อาจจะทำให้เกิดการพิมพ์ตัวเลขผิด เช่น จาก 10,000 พิมพ์เป็น 100,000 ซึ่งจะทำให้งบการเงินตอนสิ้นเดือนไม่ลงตัว

 วิธีแก้ไขและยกระดับการจัดการเอกสารให้มีประสิทธิภาพ 

1. สร้างคู่มือการทำงานที่ชัดเจนว่า การจะออกเอกสารไปเก็บเงินลูกค้าได้ ต้องประกอบด้วยเอกสารกี่ใบ ใครเป็นผู้มีอำนาจเซ็นอนุมัติ และต้องตรวจสอบข้อมูลจุดไหนบ้าง
2. ใช้ระบบบัญชีออนไลน์ ดึงข้อมูลจากใบเสนอราคา มาสร้างเป็นใบแจ้งหนี้ และรวบรวมเป็นเอกสารสรุปยอดวางบิล ข้อมูลทั้งหมดจะเชื่อมโยงกัน ลดการคีย์ข้อมูลซ้ำซ้อน และลดข้อผิดพลาดเรื่องการคำนวณตัวเลขได้อย่างสมบูรณ์แบบ
3. ทำทะเบียนคุมเอกสารควรมีตารางบันทึกเสมอว่า ส่งเอกสารเลขที่เท่าไหร่ ไปให้ลูกค้าบริษัทไหน เมื่อวันที่เท่าไหร่ และใครเป็นผู้รับเอกสาร เพื่อใช้เป็นหลักฐานในการติดตามหนี้

ใบวางบิลเป็นเอกสารที่ผู้ขายออกให้แก่ผู้ซื้อเพื่อสรุปยอดจ่ายชำระตามรายละเอียดใบแจ้งหนี้ หากเอกสารใบวางบิลผิดพลาดลูกค้าอาจปฏิเสธการชำระเงิน ทำให้ธุรกิจไม่ได้รับเงินตามรอบที่กำหนดเมื่อถึงสิ้นเดือน เพื่อลดข้อผิดพลาด ควรเลือกใช้แบบฟอร์มที่เป็นมาตรฐาน จะช่วยให้กระแสเงินสดของธุรกิจหมุนเวียนได้ดีขึ้น และทำให้ทีมบัญชีสามารถปิดงบการเงินสิ้นเดือนได้อย่างรวดเร็วและถูกต้อง สำหรับผู้ประกอบการที่อยากจบปัญหาเอกสารยุ่งยาก และต้องการปรับเปลี่ยนการทำงานหลังบ้านเข้าสู่ระบบบัญชีดิจิทัล สามารถปรึกษาหรือสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่โทร.  02-1251363 Facebook : Build Me Up Consultant  Line : @bmu001